Datenorganisation
Freigaben
Sie haben die folgenden Möglichkeiten.
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Sie können Daten zum Lesen freigeben, indem Sie einen öffentlichen Link erstellen.
Diesen öffentlichen Link können Sie an interne Benutzer oder externe Partner weitergeben. Jeder, der diesen Link besitzt, kann die Daten ansehen.
Für E-Mail Ordner können Sie keinen öffentlichen Link erstellen.
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Sie können interne Benutzer oder externe Partner mit Hilfe einer E-Mail zu einer Freigabe einladen. Für interne Benutzer legen Sie fest, welche Berechtigungen für die Freigabe erteilt werden.
Die Einladungs-E-Mail enthält Hinweise für den Zugriff auf die Freigabe. Wenn ein externer Partner auf die Freigabe zugreift, wird er automatisch als Gastbenutzer angemeldet.
Hinweis: Die Einladung-E-Mail wird ausschließlich im HTML-Format gesendet.
Beachten Sie die folgenden Einschränkungen.
Um einem anderen Benutzer Berechtigungen an einem Ordner zu erteilen, müssen Sie für diesen Ordner die Administrator-Berechtigung besitzen.
Ihren persönlichen Ordner Posteingang können Sie nicht freigeben. Um anderen Benutzern Zugriff auf Ihre E-Mails zu gewähren, geben Sie einen E-Mail-Ordner frei, der sich unterhalb des Ordners Posteingang befindet. Diesen E-Mail-Ordner müssen andere Benutzer dann abonnieren.
An Ihren persönlichen Ordnern vom Typ Kalender, Kontakte, Aufgaben haben Sie exklusive Administrator-Berechtigungen. Sie können anderen Benutzern keine Administrator-Berechtigungen an diesen Ordnern erteilen.
So geben Sie Daten mit Hilfe eines öffentlichen Links zum Lesen frei:
Wählen Sie im Ordnerbaum einen Ordner.
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Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol
. Klicken Sie auf .Das Fenster zum Freigeben von Objekten öffnet sich. Es enthält einen öffentlichen Link für den Lesezugriff auf die Freigabe.
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Bei Bedarf verwenden Sie die folgenden Optionen.
Um den Link direkt per E-Mail zu verschicken, geben Sie die gewünschten E-Mail-Adressen ein. Optional können Sie eine Nachricht an die Empfänger eingeben.
Standardmäßig werden die Daten auf unbestimmte Dauer zum Lesen freigegeben. Wenn die Freigabe nach einer bestimmten Zeit erlöschen soll, aktivieren Sie . Wählen Sie einen Zeitraum.
Wenn Sie den Zugriff mit Hilfe eines Passworts schützen wollen, aktivieren Sie . Geben Sie ein Passwort ein. Wenn Sie den öffentlichen Link per E-Mail verschicken, enthält die E-Mail das Passwort.
Klicken Sie auf .
So laden Sie interne Benutzer oder externe Partner zu einer Freigabe ein:
Wählen Sie im Ordnerbaum einen Ordner.
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Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol
. Klicken Sie auf .Ein Fenster öffnet sich. Wenn Berechtigungen vorhanden sind, werden diese als Liste angezeigt.
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Geben Sie in Andere hinzufügen eine E-Mail-Adresse ein. Die E-Mail-Adresse wird als interner Benutzer, Gruppe oder Gast in die Liste eingetragen. Vorgegebene Berechtigungen werden erteilt.
Optional geben Sie eine Nachricht ein.
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Um für interne Benutzer die Berechtigungen zu bearbeiten, verwenden Sie die folgenden Methoden.
Um eine Benutzerrolle anzupassen, klicken Sie auf den Eintrag in . Wählen Sie im Menü einen Eintrag.
Um die Berechtigungen im Detail anzupassen, klicken Sie auf den Eintrag in . Wählen Sie im Menü eine Berechtigung.
Klicken Sie auf .
Tipp: Ein freigegebener Ordner wird durch das Symbol
gekennzeichnet. Anklicken des Symbols öffnet das Fenster zum Anpassen der Berechtigungen.
Um sich den öffentlichen Link wieder anzeigen zu lassen, verwenden Sie die Funktion zum Bearbeiten von Berechtigungen.